Por disposición de la Ley del Notariado para el Estado de Guanajuato, el Archivo General de Notarías se forma:

• Con los documentos que los notarios del Estado remitan a éste, según las prevenciones de la misma Ley.

• Con los protocolos y sus anexos, que no sean aquéllos que los notarios puedan conservar en su poder.

• Debe considerarse que los notarios y las notarias pueden conservar los documentos en su poder por un término no mayor de veinticinco años, y transcurrido el mismo deberán remitirlos al Archivo General de Notarías. Por ello, por regla general, el Archivo General de Notarías no cuenta con documentos elaborados entre los años 1997 y 2022 de Notarios y Notarias que se encuentren actualmente en ejercicio de su función notarial.

• Con los sellos de los notarios que deban depositarse o inutilizarse conforme a las prescripciones de dicha Ley.

• Con los expedientes, manuscritos, libros y demás documentos entregados a su custodia o que sean utilizados para la prestación del servicio.

No. A diferencia del Registro Público, los documentos que integran el acervo del Archivo General de Notarías no son de acceso público.

De acuerdo con el artículo 136 de la Ley del Notariado para el Estado de Guanajuato, sus documentos sólo podrán mostrarse y expedir testimonios o copias certificadas a las personas que acrediten tener interés jurídico en el acto o hecho de que se trate, al notario correspondiente o autoridades judiciales, administrativas y legislativas.

La excepción a la regla anterior, implica los documentos del acervo del Archivo General de Notarías que tengan una antigüedad mayor a 70 años. Sin embargo, los mismos estarán a disposición del público cuando se requieran para fines culturales, históricos, académicos, científicos y de investigación, exceptuando aquellos documentos sobre los que las leyes impongan limitación o prohibición.

Los servicios que se requieran del Archivo General de Notarías deben solicitarse por escrito y presentarse en las instalaciones de la Dirección General de Registros Públicos de la Propiedad y Notarías ubicada en Calle Nueva sin número, Colonia Noria Alta de la ciudad de Guanajuato capital, o bien, en las instalaciones de la Oficina Regional León del Archivo General de Notarías, situada en Boulevard San Juan Bosco número 3068, Colonia Cañada del Refugio en esa ciudad, justo a un lado del Registro Público de la Propiedad.

Los datos que debe proporcionar cualquier persona para solicitar eficientemente los servicios del Archivo General de Notarías:

• Nombre del solicitante.

• Debe especificar si es la persona directamente interesada o si actúa en representación de otra persona física o moral, indicando en ese caso, quién es la persona representada.

• Servicio requerido, pudiendo ser los siguientes:
  • Copias certificadas de instrumentos notariales. Testimonios de instrumentos notariales.
  • Proveeduría de insumos a notarias y notarios sustitutos para la conclusión de instrumentos notariales inconclusos.
  • Búsquedas de actos jurídicos en instrumentos notariales.

• Motivo de la petición, debiendo ser tan detallado como sea posible, a fin de verificar el interés jurídico que tenga para la obtención del servicio.

• Número del instrumento notarial respecto del cual solicita el servicio.

• Número de Notaría Pública en la que se hubiere elaborado el instrumento notarial respecto del cual solicita el servicio.

• Nombre del titular de la Notaría Pública en la que se hubiere elaborado el instrumento notarial respecto del cual solicita el servicio.

• Municipio de residencia de la Notaría Pública en la que se hubiere elaborado el instrumento notarial respecto del cual solicita el servicio.

• Fecha en la que se hubiere elaborado el instrumento notarial respecto del cual solicita el servicio.

• Número telefónico de contacto.

• Cuenta de correo electrónico de contacto, autorizada para recibir notificaciones relacionadas con el trámite solicitado.

• Persona o personas autorizadas para la consulta del trámite y/o para recibir la respuesta que recaiga a la petición.

Y los documentos que debe proporcionar cualquier persona para solicitar eficientemente los servicios del Archivo General de Notarías son:

• Copia de su identificación oficial.

• Impresión de su Clave Única de Registro de Población (CURP).

• En caso de que el solicitante represente a otra persona, el documento que acredite tal representación.

• En caso de tenerla, copia simple del instrumento notarial respecto del cual solicita el servicio.

• Cualquier documento que apoye o justifique el motivo de la petición.

No. El artículo 41-A de la Ley del Notariado para el Estado de Guanajuato dispone que en caso de fallecimiento, suspensión, revocación, cambio de adscripción o renuncia del notario, entrará a sustituirlo el notario que designe el Titular del Poder Ejecutivo, a propuesta de la Secretaría de Gobierno. Y el Reglamento de dicha Ley define al Notario sustituto como el Notario designado por el Titular del Poder Ejecutivo en caso de fallecimiento, revocación, cambio de adscripción, suspensión o renuncia de un notario y que solamente deberá actuar para concluir los actos jurídicos pendientes de tramitación.

En consecuencia, la conclusión de algún acto jurídico relacionado con algún instrumento notarial que esté bajo resguardo del Archivo General de Notarías, sólo puede llevarse a cabo por el Notario o Notaria que haya nombrado el Gobernador del Estado de Guanajuato para ese efecto.

No. Por las siguientes razones:

• Los documentos del acervo del Archivo General de Notarías no se encuentran digitalizados, por lo que cualquier consulta de los mismos debe realizarse directamente en los libros correspondientes.

• Al día de hoy, los documentos del acervo del Archivo General de Notarías se encuentran resguardados en tres instalaciones ubicadas en dos municipios, por lo que se requiere:
  • Localizar el instrumento para tenerlo a la vista.
  • Revisar jurídicamente la procedencia de la expedición de la copia o el testimonio.
  • Y proporcionar al usuario la información correspondiente al pago de derechos, previamente a la expedición.

• Recibir el comprobante de pago por parte del solicitante.

• Una vez recibido el comprobante de pago, y verificado el mismo, integrar la copia o el testimonio con las medidas de seguridad establecidas por la Dirección General de Registros Públicos de la Propiedad y Notarías.